A.Murat İlhan

J.Mu.Yzb.(OBİ)

1968 Ankara doğumlu. 1990 yılında Kara Harp Okulundan mezun oldu. 1996 yılında ODTU Bilgisayar Mühendisliği Bölümünde OBİ Subay Temel Kursunu tamamladı. Halen J.Gn.K.lığı Bilgi Sistemler Daire Başkanlığı’nda OBS. Çözümleme ve Tasarım Subayı olarak görev yapmakta ve Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsünde İşletme/Sayısal Yöntemler Master Programına devam etmektedir. Ayrıca Kalder Türkiye Kalite Derneğinin Ankara Şubesi bünyesi içinde “Bilgi Yönetimi ve Bilişim Çalışma Grubu”nda görev almaktadır.

Özet :

Özellikle bilişim teknolojilerinde yaşanan hızlı gelişmeler, günümüz işletmelerini rekabetin her an kıyasıya yaşandığı bir pazar yapısına götürmektedir. Bu yapı içinde “Bilgi”

karşımıza yükselen bir değer olarak çıkmakta ve işletmelerin rekabet gücünü doğrudan etkilemekte; böylece, tıpkı diğer kaynaklar gibi bilginin de, işletmenin kalite politikaları içinde yönetilmesi gerekmektedir.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Rekabet, günümüz işletmeleri için yaşam biçimi haline gelen bir olgudur. Bu yeni yaşam biçimi, beraberinde pek çok yeni kavramı getirmiş, pek çok eski kavrama da yeni anlamlar yüklemiştir. Rekabetin işletmelere kazandırdığı en önemli kavramlardan birisi de Bilgi’dir. Artık işletmeler, tozlu arşivlere kaldırılmış eski defterlerin içinde gerçek hazinelerin yattığını öğrenmişlerdir.

Bilgi, işletmecilikte ilk öğretilen konular arasında yer alan Üretim Faktörleri içerisine stratejik bir değer olarak girmiş ve pek çok kişi başarının, bilginin paylaşımı ve verimli kullanılması ile eş anlamlı hale geldiğine tanık olmaya başlamıştır.

Bu bildiride, işletmelerde bilgi yönetimi ve bilgi yönetiminin toplam kalite anlayışı içinde önemi vurgulanmaya çalışılacaktır. Ancak, yükselen değer olarak Bilgi’yi incelemeden önce, Yönetim kavramının geçmişini kısaca hatırlamakta yarar vardır.

Yönetim problemi, insanoğlunun ilk toplulukları oluşturmaya başladığı anlardan itibaren karşılaştığı problemlerden belki de en büyüğüdür. Bu nedenle de, düşünürler ve liderler vakitlerinin büyük kısmını bu probleme çözüm üretmekle geçirmişler; başarılı olanlar isimlerini tarihe yazdırmışlardır. Ancak zaman ve ihtiyaçlar hem yönetenleri hem de yönetilenleri değiştirmekte ve çeşitlendirmektedir. Artık yalnızca ordular, donanma ve köylüler değil; deniz ticaret filoları, ticaret işlerinin de yönetilmesi gerekmektedir. Örneğin Orta Çağın bitimine kadar Akdeniz’de ticaretin gelişmesi sırasında yönetim analizlerinden kullanılabilecek hiçbir yöntem görünmezken; 1494 yılında İtalyan Pacioli ikili kayıtla defter tutma yöntemini geliştirerek Muhasebe Biliminin temellerini atmıştır (Budak, 1998:7).

Orta Çağda “ Usta-Kalfa-Çırak “ ilişkisinin hakim olduğu ve zanaatla uğraşıldığı, temel üretim birimi “Aile “ iken; 18 nci Yüzyılda, Birinci Kuşak Endüstri Devrimi ile üretim, “Evden Fabrikaya” aktarılmıştır. İlk zamanlar, tüm üretim araçlarının toplandığı ve üretimin yapıldığı yer olarak tanımlanan fabrikalarda, fabrika sahipleri aynı zamanda yöneticilik işlevini de yürütmekte; henüz profesyonel yöneticilerden söz edilmemektedir. Fakat teknolojik gelişmelerin fabrika sahiplerini sermaye sağlamaya zorladığı 19. Yüzyılda, ortaklık görevi ile yöneticilik görevi birbirinden ayrılmış, böylece yöneticilik bir bilim dalı olarak kabul görmeye başlamıştır.

Sanayi devriminden itibaren giderek sistemleşen yönetim faaliyetlerini iki ana grup altında incelemek mümkündür (Budak, 1998:8-10);

· 19 ncu Yüzyılın sonlarından İkinci Dünya Savaşı’na kadar olan dönem (Çağdaş yönetim düşüncesinin oluşma aşaması),

· İkinci Dünya Savaşı’ndan günümüze kadar olan dönem (Çağdaş yönetim düşüncesinin gelişme aşaması).

Frederick Taylor’un öncülüğünü yaptığı “Bilimsel Yönetim”, Henri Fayol’un “Yönetim Bilimi”, Max Weber’in “Bürokrasi Modeli” birinci grupta incelenebilir. Elton Mayo’nun “Hawtorne Araştırmaları” ve Maslow’un “İnsan Gereksinimlerinin Hiyerarşisi” modeli gibi çalışmalar ise, çağdaş yönetim düşüncesinin olgunlaşma aşamasını göstermektedir.

İkinci Dünya Savaşı sırasında askeri amaçlı kararlara yönelik olarak, yöneylem araştırmaları ile matematiksel modeller üzerine kurulan karar verme ve yönetim işlevleri, 1950’li yıllardan itibaren işletmelerin karşılaştığı karmaşık problemlerin çözümünde kullanılmaya başlanmış ve yaygınlaşmıştır. Matematiksel modellerin kullanımıyla hızlı bir şekilde gelişen çağdaş yönetim düşüncesi sistem yaklaşımı temelli olarak bugünlere gelmiştir. Çağdaş yönetim düşüncesi 1960’lı yıllarda üst düzey ve karmaşık problemlerin çözümüne yönelik “Yönetimsel Kararlar” şeklinde iken; 1970-1980 yılları arasında “Sistem Analizleri” ön plana çıkmıştır. 1990’lı yıllardan itibaren de “Kurumsal Kaynak Planlaması”, “Öğrenen Örgüt”, toplam kalitenin esas alındığı “Sürekli İyileştirme Modeli” vb. yaklaşımları kabul görmeye başlamıştır.

Günümüzde pek çok alanda meydana gelen gelişmelere paralel olarak, pazarda meydana gelen küreselleşme, ürünlerin maliyetlerinin ve üretim sürelerinin azalması ile bilişim teknolojilerinin getirdiği imkanlar, tüm işletmeler için “iş entegrasyonunu” da gerekli kılmaktadır. İş entegrasyonu ile işletmenin stratejileri (hedefleri, organizasyonel yapısı, vb.), işletme süreçleri (iş akışları, iş süreçleri vb.) ve heterojen bir yapıya sahip bilgi sistem altyapısı (mevcut uygulamalar, veriler, ağlar vb.) bir bütünün birbirleriyle tam uyum içinde çalışması zorunlu bileşenleri olmuştur. Yani artık işletmelerin, sağlam bilgi sistem altyapılarına, işlerin yürümesini garanti edecek sistemsel omurgalara ve bu sistemleri işletmenin amaçlarına uygun olarak bütünleştirip kullanabilecek yönetici ve personele duydukları ihtiyaçları artmaktadır.

Ortaya çıkan bu ihtiyaçlar, işletmelerin yapılarını, hiyerarşilerini, karar mekanizmalarını, kısaca tüm iş süreçlerini değiştirmeye zorlarken; bilgiye de yeni değerler yüklemektedir. Ancak, Drucker’ın deyişi ile bilginin stratejik değer olabilmesi, veriden bilgiye dönüşme sürecinde, bilginin doğru, güncel, tam ve anında erişebilir olması ile olasıdır. Bir işletmede yönetim fonksiyonu; üretim, satış, muhasebe, pazarlama, AR-GE, satın alma gibi faaliyetleri planlamak, yürütmek ve kontrol etmek zorundadır. Yönetimin bu faaliyetleri yürütebilmesi için bilgiye ihtiyaç duyduğu ve bilgi akışı, veri toplama, veri işleme, veri depolama, bilgi oluşturma ve sunma gibi faaliyetleri de düşünüldüğünde; tüm bu faaliyetleri içeren “Bilgi Sistemi” ne sahip olması ve bunu yönetebilmesi gerekmektedir. Bu sürecin sağlıklı yürüyebilmesi için yöneticilerin ayrıca, bilişim teknolojilerinin olanaklarını kullanabilmeleri de gerekmektedir. Çünkü, günümüzde işletmeler arası rekabet artık teknoloji ve hatta yazılım temelli bir yörüngeye oturmuş durumdadır. Kurum içi çalışma tarzını otomasyonun gereklerini yerine getirerek düzenleyen işletmeler, rakiplerinin önüne geçmek için kendilerine çok önemli avantajlar sağlamaktadırlar.

Peki Yönetim nedir ? Kuşkusuz bu kavram da diğerleri gibi farklı disiplinlerce, farklı şekillerde değerlendirilmektedir. Yönetimin tanımını, Budak’ın yaptığı tanımlamayı (Budak, 1998 : 7) “Örgüt amaçlarına etkili ve verimli bir biçimde ulaşmak için, yaratıcılık, planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve kontrol işlevlerini, bir bilgi sistemi ve sistemsel omurga üzerinde, olumlu bir iç çevre yaratarak ve dış çevre ile uyumlu olarak yürütmek.” şeklinde, biraz daha genişleterek yapmak mümkündür.

Yönetimin bu tanımında karşımıza çıkan üç yeni unsur “Yaratıcılık” ve “Bilgi Sistemi” ve “Sistemsel Omurga” kavramlarıdır. Zaten yönetim alanındaki gelişmeler dikkatle incelendiğinde, bunu oluşturan gücün yenilikçi insanların yaratıcılığı, bilgisayar yazılım teknolojilerindeki gelişmeler ve sistemsel omurgaların kurduğu yüksek iletişim imkanının yarattığı sinerji olduğu görülmektedir. Karşımıza çıkan bu temel yönetim felsefesi değişiklikleri, örgütlerin yapılarını da etkilemiştir. Bilişim teknolojilerinin getirdiği yüksek iletişim olanakları ve anında doğru bilgiye erişebilme yeteneği sayesinde örgüt yapıları basıklaşmıştır. Klasik anlamda yapılanmış örgütler, kendi hiyerarşik yapıları içerisinde karşılaştıkları çeşitli durumlara karşı proje ve matriks tipi örgüt yapılarını da kullanmaya başlamışlar ve aldıkları başarılı sonuçlarla da bu yapıları benimsemişlerdir.

Bilgi Yönetimi, işte bu sinerjik kaynaşma için gerekli olan süreçleri kapsayan (Baykal, 2000:1); bilgiyi daha doğrusu zihinsel sermayeyi kontrol edebilir bir değer olarak ele alan bir yönetim aracıdır. Temel hedefi, bir şirketin sürekli artan bilgi kapasitesini güncelleyerek, şirketin başarısında büyük rol oynayan bilgiyi çalışanlarına aktarmaktadır. Bilgi yönetimi, şirketin bilgi sermayesinin yönetilebilir bir varlık olarak gören yönetim disiplinidir (Özger, 2000:42).

Bilgi Yönetiminin yapısının daha iyi anlaşılabilmesi için “Veri-Data”, “Bilgi-Information” ve “Kurumsal Bilgi (Çıkarım)-Knowledge” kavramlarının açıklanması gerekmektedir. Veri (data), bir bilgi sistemine girilen, yapısal olmayan, işlenmemiş girdilerin tümüne denir. Bilgi (information), karar alma aşamalarında, verilerin işlenerek anlamlı hale getirilip, kullanıcıya sunulmuş halidir. Veri, bilginin hammaddesidir. Verilerin belirli sonuçlara ulaşmak üzere işlenmesi ve anlam kazanması sonucu elde edilen bilgiler, yönetim süreçlerinin ve karar alma mekanizmalarının temel girdisi olmaktadır (Soyuer, 1998:4). Kurumsal Bilgi-Çıkarım (knowledge) ise, belirli bir amaca yönelik olarak bilginin çeşitli analiz, sınıflama ve gruplama işlemlerinden geçirilerek, gerektiği zamanlarda potansiyel olarak kullanıma hazır hale getirilmesidir. Veri Ambarı (Dataware House), Veri Madenciliği(Datamining), İş İstihbaratı (Business Intelligence) vb. uygulamalar bilginin kurumsal bilgiye dönüştürülmesine yönelik uygulamalardır.

Türkçe’de günlük kullanımda bilgi sözcüğü ile hem “Information”, hem de “Knowledge” ifade edilmekte olduğundan ve henüz kurumsal bilginin (çıkarımın) örgüt içinde kullanımı yaygınlaşmadığından, kavramların ifade edilmesi sırasında güçlükler yaşanmaktadır. Bu karmaşayla “Yönetim Bilgi Sistemleri” olarak adlandırılan “Management Information System” kavramında da karşılaşılmaktadır. Buradaki kavram tek sözcük olarak değil, bir bütün olarak ele alınmalı ve “Information” bilişim anlamında kullanılmalıdır.

Bilgi yönetiminde kullanılan temel araçlar, örgütün kurumsal dinamikleri, süreç analizleri ve bilişim teknolojileridir. Bu araçlar, bir örgütteki veri ve bilgi akışını güçlendirir ve bu bilgileri çeşitli görevleri yürütmekle sorumlu bireylere ve gruplara sunar. Bilgi yönetimi, örgütteki veri tabanından Web sitelerine, şirket çalışanlarından iş ortaklarına her türlü bilgi kaynağını kapsar. Yapısı itibariyle bilgi yönetimi bu bilginin anlamı genişletir ve ona biçim kazandırır. Şirket çalışanlarına yaratıcılıklarını geliştirmelerinde ve değişikliklere adapte olabilmelerinde yardımcı olarak, şirketin değerini artırır. Çünkü günümüzde şirketlerin pazar değerleri hesaplanırken, maddi varlıkların yanında değişime uyum sağlama becerisi, yönetim nitelikleri, yeni pazarlara ulaşabilme yetenekleri gibi değerler de hesaba katılmaya başlamıştır (Koç Sistem, 2000:1).

Özellikle II. Dünya Savaşı sonrasındaki kalite hareketinin etkileriyle, kalite üründe değil, süreç içinde düşünülmeye ve ürün kalitesi olarak değil, kaliteyi oluşturan yönetim sistemi olarak incelenmeye ve değerlendirilmeye başlamıştır. Bilgi yönetimi ile kalite kavramı bu noktadan itibaren ayrılmaz bir bütün oluşturmuşlardır. Çünkü yukarıda da belirtildiği gibi bilgi yönetimi, aslında yönetim süreçlerini kapsayan bir yaklaşımdır. Bilişim teknolojilerinin gelişimi incelendiğinde, ondaki gelişmelerin de kalite kavramının gelişimini desteklediği görülmektedir. Örneğin son 50 yıla baktığımızda bilişim teknolojilerinde üç temel dönüm noktası bulunmaktadır;

· İlk olarak, mainframe’ler ve mini computer’lerin geliştirilmesi,

· İkinci olarak, kişisel bilgisayarların geliştirilmesi,

· Son olarak da, ağ ve internet teknolojileri ile bunlara yönelik standartların geliştirilmesi.

Bu dönüm noktalarının her biri, yönetim paradigmaları ve iş prosesleri üzerinde önemli değişimler yaratmıştır. Mainframe’lerin geliştirilmesi ile karmaşık ve büyük hacimli işlemler otomasyona geçirilmiştir. Kişisel bilgisayarlarla, çalışanların yaratıcılık ve kişisel özellikleri ön plana çıkmış, multimedya uygulamaları kullanarak ifade özgürlüğü genişlemiş ve kişisel bilgisayarları fonksiyonel kullanılmasına bağlı olarak da iş verimliliği yükselmiştir. Ağ ve internet uygulamaları ile de, çok yüksek hacimli bilgilere ulaşılarak, verimlilik ve etkinlikte büyük kazanımlar sağlanmıştır (Taylor, 1999:1). Benzer tarihleri, yukarıda kısaca bahsedilen çağdaş yönetim düşüncesinin gelişme aşamasındaki temel yönetim felsefelerinin de dönüm noktaları olarak görmek mümkündür.

Günümüzde müşteri odaklı ve rekabete dayalı pazar yapısı içinde işletmeler, artık eski bir yönetim anlayışı olan “Kâr” ölçütünü terk ederek , öncelikli ölçüt olarak “Kalite”yi seçmektedirler. Juran, kaliteyi “Ürünün tüketicinin ihtiyaçlarını karşılayan özellikleri” olarak tanımlamaktadır (Sevinç, 1997:387). Bu tanım aslında içerdiği geniş anlamı ile yalnızca bir işletmenin ürettiği ürünü alan tüketiciyi değil aynı zamanda, kalite anlayışı içinde, bir işletmedeki iş süreçlerinde bir sonraki iş istasyonunu da ifade etmektedir. İşletmeler, ister üretim sürecindeki planlamalar, ister karar sürecindeki iş akışları olsun, hep bir sonraki iş noktasına, o noktada iş gören birimin tüm ihtiyaçlarını karşılayacak ürünü göndermek zorundadırlar. Bu da ürünün kalitesini de ancak süreç içinde değerlendirmekle mümkündür. Sürecin kalitesinin devamlı incelenmesi ve yükseltilmesine yönelik yapılan harcamalar ilk başta işletme için bir gider gibi görünse de; Crosby’nin dediği gibi asıl pahalı olan kalite değil kalitesizliktir. Çünkü hatalı olarak tüketiciye giden her ürün, işletme için boşa harcanmış kaynak ve dolayısıyla zarar anlamına gelmektedir.

Uygulamada her işletme bir biçimde bilgiyi yönetmektedir. Ancak günümüzün rekabetçi ortamında, başarı ile başarısızlık arasındaki fark, işletmenin bilgi yönetiminde ne kadar başarılı olduğun altında yatmaktadır. İşletmelerin bilgi akışı ve iş süreçlerindeki problemler kendisini, hata ve iş tekrarları, yaratıcılıktan yoksunluk, müşteri odaklı yapılaşmadan uzaklaşma, yavaşlayan iş süreçleri, koordinasyonsuzluk vb. olarak göstermektedir. Aslında bu belirtiler, işletme süreçlerinin toplam kaliteden uzaklaştığının da göstergesidir. Süreçlerde karşılaşılan bu problemler işletmelerin maliyetlerini büyük ölçüde arttırmakta, aynı zamanda pazardaki rekabet güçlerini azaltmaktadır.

Karşılaşılan bu güçlükleri yenmenin temel şartı; bilişim teknolojileri kullanılarak oluşturulan bir alt yapının üzerine kurulan bilgi yönetim sisteminin toplam kalite yaklaşımı esaslarına göre yürütülmesidir. Zaten Drucker, bilginin stratejik değerini belirtirken, aslında onun kalitesini vurgulamakta ve bilgi yönetiminde, toplam kalite anlayışından uzaklaşılması halinde sahip olduğu “Stratejik Değeri” yitireceğini vurgulamaktadır.

KAYNAKÇA :

Baykal, Bengi; “Bilgi Yönetimi “, www.tksd.org/online/blgynetm.htm

Budak, Gönül; Yenilikçi Yönetim, Yaratıcı Birey, Sistem Yayımcılık No:177, İstanbul,

1998.

Koç Sistem; “Bilgi Yönetimi”, www.kocsistem.com.tr/hizmet/ybilgi.htm

ÖZGER, Oktay; “Bilgi Yönetimi”, Microsoft.life Teknoloji ve Yaşam Kültürü Dergisi, Sayı:8, (Şubat Mart Nisan 2000), 42 – 45.

SOYUER, Haluk; “İşletmelerde Bilgi Sistemlerinin Yönetim Problemi : Görev ve Sorumlulukların Dağıtımında Bir Yaklaşım”, 6.Ulusal İşletmecilik Kongresi Bildiri Kitabı, Akdeniz Üniversitesi Yayın No:2, Antalya, 1998.

Taylor, Paul; “Dawn of The Digital Infotmation Era”, Financial Times Information Technology, October 1999, 1.

ÜRETEN, Sevinç; Üretim İşlemler Yönetimi/Stratejik Kararlar ve Karar Modelleri, Gazi Üniversitesi Yayın No:234, Ankara, 1997.