Kartotekslerde tutulan katalog bilgileri, okuyucuların aradıkları yayını bulabilmeleri için gerekli verileri tutmaktaydı. Bir yayının kartoteksleri tarayarak bulunması ise uzun zaman alan bir iştir.
Bilgisayar teknolojisinin gelişimi ve veritabanlarının yaygın olarak kullanımıyla birlikte kütüphanecilikte bilgisayarla yürütülmeye başlandı. Veritabanlarında tutulan katalog kayıtları üzerinde sorgulama vb. işlemler yapmak veritabanının sağladığı avantajlar sayesinde daha kolay ve daha hızlı hale geldi.
İnternetin yaygın olarak kullanımıyla birlikte birçok hizmet online olarak verilmeye başlandığında kütüphanelerde bundan nasibini aldı. Online kütüphane sayesinde katalog tarama, üye kayıt, yayın istek, süre uzatma, rezervasyon gibi işlemler internet üzerinden yapılabilmektedir.
Kütüphanecilikteki son aşama online kütüphane olmadı. Elektronik kütüphane şu anda araştırmacıların ilgilendiği konulardan birisi durumundadır. Bu konuda yapılmış çalışmalar olmakla birlikte gelişimini henüz tamamalayamamıştır.
Elektronik kütüphaneler, kimi yerde sayısal kütüphane olarak da adlandırılırlar. Klasik kütüphanelerde bulunan her türlü materyalin sayısal olarak tutulması ve bunun kullanıcıya elektronik ortamda sunulması esasına dayanır.
Elektronik kütüphane oluşturma girişiminde bulunan bir kurum öncelikle altyapı çalışmasını çok iyi bir şekilde yapmalı, hangi kaynakların bu kapsamda ele alınacağına karar vermelidir. Halihazırda sayısal kopyası bulunan yayınların değerlendirilmesi başlangıç için iyi bir adım olacaktır. Basılı metinlerin, tarama, tanıma, düzeltme gibi aşamalardan geçmesi zaman ve insan gücü gerektireceği için öncelikle hazır sayısal veriler elektronik yayın olarak kullanılabilir.
Günümüzde birçok çalışma bilgisayar kullanılarak yapıldığından tez çalışmaları, makaleler, ödev ve ders notları hazır sayısal veriler olabilir.
İnternet üzerindeki elektronik kütüphane siteleri ziyaret edildiğinde, sitelerde metin, resim, ses gibi sayısal olarak tutulabilen kaynakların arşivlerinin bulunduğu görülmektedir. Bunlar aynı zamanda download edilebilecek şekilde ve farklı formatlarda yer almaktadırlar.
Farklı amaçlarla oluşturulan bu tür sitelerin sayısı her geçen gün hızla artmaktadır.
Türkçe içerikli elektronik kütüphane siteleri de bulunmaktadır, İnternette Atatürk Kütüphanesi örneklerden bir tanesidir. Bu sitede Atatürk’ ün hayatı, söylevi, resimleri ve onunla ilgili yapılmış çalışmalara rastlamak mümkündür. Kaynaklardan online olarak faydalanmak mümkün olduğu gibi, download ederek offline olarak da faydalanılabilir. Araştırmacılar kendi bilgisayarlarına dosyaları alarak rahat bir şekilde çalışabilirler.
İnternette Atatürk Kütüphanesi sitesinin oluşturulması ile ilgili hazırlanan metinde yazılanlar elektronik kütüphaneciliği net bir şekilde anlatmaktadır.
“Söylev uzun ve detaylı bir eserdir. Ata’ ya yönlendirilen saldırılar, söylediklerinin çarpıtılması ayyuka çıkmışken, böyle bir eseri herkesin okuması lazım...” (1)
Atatürk kütüphanesinde söylev sayısal olarak tutulmakta dolayısıyla herkes onu okuyabilmektedir. Okumanın önündeki engeller kaldırılarak kolay hale getirilmekte ve böylece herkesin okuması, faydalanması sağlanmaktadır.
Süreli yayınların elektronik baskıları, günlük veya haftalık gelişmeleri internet ortamında sunan dergi ve gazetelerde elektronik kütüphane örnekleri arasında yer alır. Bilgisayar teknolojisi ile ilgili haberleri okuyuculara sanal ortamda veren BTHaber bunlardan biridir. (2)
Yayınların sayısal olarak hazırlanması ile
Bu ve bunun gibi daha birçok sebep elektronik kütüphane için birer itici güç oluşturmaktadır. Elektronik kütüphane oluşturma kararı verildikten sonra sistemin kurulması için çalışmaya başlanır.
Sayısal kütüphaneler sayısal kütüphanecilere, sayısal kütüphaneciler ise sayısal verileri seçmeye, elde etmeye, düzenlemeye, erişilebilir hale getirmeye ve korumaya ihtiyaç duyarlar (3). Elektronik kütüphane çalışması bir ekip çalışması içerisinde herkesin birbiriyle uyumlu şekilde çalışmasıyla meydana getirilebilir.
Çalışmanın ilk aşamasını yapılan işlerle ilgili duyuru oluşturur. Mail yardımıyla yapılan veya yapılması düşünülen iş ilgililere duyurulur. Duyuru yapılan kişiler bir kurumun elemanları, bir okulun öğrencileri veya bir gönüllü kuruluşun üyeleri olabilir.
Burada bir üniversite için elektronik kütüphane oluşturulduğu varsayılsın.
Yapılan çalışmanın amacı, üniversite personelinin yayınlarından bir arşiv oluşturarak bu arşivden kullanıcıları faydalandırmak olacaktır.
Üniversitede bulunan öğretim üyeleri, öğretim görevlileri, araştırma görevlileri ve öğrencilerden yapmış oldukları çalışmaların sayısal kopyası istenir.
Bilgisayar mühendisliği bölümünden bir araştırma görevlisi internet programlama ile ilgili yayınını bu kapsamda göndermiş ve yayınını da interprog.doc ismiyle kaydetmiş olsun.
Dosya kütüphaneye geldiğinde yapılacak ilk iş dosyayı harddiskte uygun bir dizine kopyalamak olacaktır. Ardından dosyanın TEXT ve HTML kopyaları oluşturularak aynı dizine kopyalanır ve katalog veritabanına kaydı yapılır. Katalog veritabanına kayıt işlemini kataloglama modülü yerine getirmektedir. (4)
Yazar adı kısmına yayını gönderenin adı, yayın adı kısmına makale adı vs. özet sahasına ise dosyanın bulunduğu konum (/BILGISAYAR/INTERNET/PROG/interprog.html) yazılır. Böylece kataloglaması yapılan elektronik kaynak diğer yayınlar gibi işleme tabi tutulur. Katalog tarama sonucunda bu yayına erişildiğinde diğerlerinden farkı özet sahasındaki link tıklandığında yayının tam metnine erişilebilmesidir.
Üniversiteler ellerinde bulundurdukları arşivler ile zengin bir kaynağa sahip merkezlerdir. Kaynaklar Elektronik Kütüphanecilik çalışmaları sayesinde kamu yararına kullanıma açılır böylece araştırmacılar yapacakları çalışmalar için daha zengin kaynaklara erişmiş olurlar. Bu da araştırma ve sonuca ulaşma süresini önemli ölçüde kısaltacaktır.